Conditions générales de service et d’utilisation

Les CGU définissent les conditions dans lesquelles alfa® met la Solution à disposition du Client et dans lesquelles le Client et ses Utilisateurs y accèdent et l’utilisent. Elles s’appliquent également pendant la période d’essai et pour l’offre Gratuite.

Le Client accepte les CGU sans réserve lors de la création de son Compte Client, en cochant la case prévue à cet effet. La personne qui accepte les CGU au nom du Client déclare disposer des pouvoirs nécessaires pour l’engager. Une version PDF des CGU en vigueur est disponible à tout moment sur le site.

Solution : le logiciel de gestion alfa®, accessible en mode SaaS via une interface web et des applications mobiles, y compris ses mises à jour.

Compte Client : l’espace créé au nom du Client pour accéder à la Solution. Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à utiliser la Solution pour son compte, y compris son expert-comptable.

Offre : la formule d’abonnement choisie par le Client (Gratuit, Essentiel, Pro ou Business), dont le contenu et le prix figurent sur la page Tarifs. Données du Client : toutes les informations saisies, importées ou générées par le Client dans la Solution.

alfa® peut modifier les CGU, notamment pour tenir compte d’évolutions légales ou des fonctionnalités de la Solution. Le Client est informé par email et dans la Solution au moins trente (30) jours avant l’entrée en vigueur de la nouvelle version.

Si le Client refuse la nouvelle version, il peut résilier son abonnement avant son entrée en vigueur, sans frais. À défaut, la nouvelle version s’applique. Les modifications imposées par la loi peuvent s’appliquer sans délai.

alfa® concède au Client un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non transférable de la Solution, pour la durée de l’abonnement et pour les seuls besoins de son activité professionnelle.

Le Client fournit des informations exactes lors de son inscription et les tient à jour. Les informations légales de l’entreprise peuvent être complétées automatiquement à partir du répertoire Sirene. Le Client crée et gère les accès de ses Utilisateurs dans la limite prévue par son Offre. Il veille à la confidentialité des identifiants et informe alfa® sans délai de toute utilisation non autorisée.

Le contenu de chaque Offre, ses limites (nombre d’Utilisateurs, de factures, de comptes bancaires) et son prix sont décrits sur la page Tarifs. Le Client peut changer d’Offre à tout moment depuis ses paramètres ; le changement est immédiat et le prix est ajusté au prorata.

Les Offres payantes débutent par une période d’essai de trente (30) jours. Aucun montant n’est prélevé pendant l’essai. Sauf résiliation avant son terme, l’abonnement se poursuit automatiquement aux conditions de l’Offre choisie.

La Solution permet au Client d’émettre, de recevoir et de transmettre des factures électroniques conformes aux formats réglementaires (Factur-X, UBL, CII), ainsi que de transmettre les données d’e-reporting à l’administration fiscale, par l’intermédiaire de la plateforme agréée exploitée par alfa®.

alfa® procède à l’inscription du Client à l’annuaire de réception et assure le suivi des statuts de ses factures. Le Client reste seul responsable de l’exactitude des informations figurant sur ses factures et du respect de ses obligations fiscales.

Le service de synchronisation bancaire permet au Client d’afficher dans la Solution les soldes et transactions de ses comptes professionnels. Il est fourni par un prestataire de services d’information sur les comptes agréé au titre de la directive (UE) 2015/2366 (DSP2), dont les conditions sont acceptées par le Client lors de la connexion de chaque compte.

L’accès est réalisé en lecture seule. Le Client peut révoquer à tout moment la connexion d’un compte depuis la Solution. alfa® ne saurait être tenue responsable d’une indisponibilité imputable à la banque ou au prestataire.

Le Client peut donner accès à son Compte Client à son expert-comptable, selon les modalités de son Offre. L’expert-comptable consulte les pièces, transactions et exports du Client et peut y apporter des corrections dans le même espace.

Le Client peut retirer cet accès à tout moment. La relation contractuelle entre le Client et son expert-comptable reste indépendante des présentes CGU.

La Solution propose des traitements automatisés, notamment la lecture des reçus et factures (montant, TVA, fournisseur), le rapprochement bancaire et la catégorisation des dépenses. Ces propositions constituent une aide et doivent être vérifiées par le Client.

Les Données du Client ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles mis à disposition de tiers.

alfa® reste titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur la Solution. Le Client s’interdit de la copier, de la modifier, de la décompiler ou de l’exploiter au-delà du droit d’utilisation concédé.

Le Client reste propriétaire des Données du Client. Il concède à alfa® le droit de les traiter dans la seule mesure nécessaire à la fourniture de la Solution.

Le Client utilise la Solution conformément à sa destination, aux CGU et à la réglementation applicable. Il est responsable des Données du Client et de leur conformité, ainsi que des actions réalisées par ses Utilisateurs.

Le Client s’interdit toute action susceptible de porter atteinte à la sécurité ou au fonctionnement de la Solution, notamment toute tentative d’accès non autorisé ou d’extraction massive automatisée.

alfa® met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l’accès à la Solution 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sauf interruption pour maintenance, mise à jour ou cas de force majeure. alfa® est tenue à une obligation de moyens.

alfa® met en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les Données du Client : chiffrement des échanges, sauvegardes quotidiennes, hébergement en France et contrôle des accès.

Le prix de chaque Offre est indiqué hors taxes sur la page Tarifs, en euros. L’abonnement est payable d’avance, mensuellement ou annuellement selon le choix du Client, par carte bancaire ou par prélèvement SEPA.

En cas de défaut de paiement, alfa® peut suspendre l’accès aux fonctionnalités payantes après une relance restée sans effet pendant quinze (15) jours. Des pénalités de retard au taux légal et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont applicables. alfa® peut réviser ses prix une fois par an, en informant le Client au moins un mois à l’avance.

L’abonnement mensuel est conclu pour un mois, renouvelable tacitement. L’abonnement annuel est conclu pour un an, renouvelable tacitement. Le Client peut résilier depuis ses paramètres ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours. Toute période commencée est due.

alfa® peut résilier l’abonnement moyennant un préavis de deux (2) mois, ou sans délai en cas de manquement grave du Client non corrigé dans les quinze (15) jours suivant une mise en demeure.

Le Client peut exporter les Données du Client dans des formats standards (CSV, PDF, FEC) à tout moment, conformément au règlement (UE) 2023/2854 sur les données. Après la résiliation, il dispose de trente (30) jours pour effectuer cet export, à l’issue desquels les données sont supprimées, sous réserve des obligations légales de conservation.

Le support est accessible depuis la Solution. Selon l’Offre, il est assuré par chat, email ou téléphone, avec un support prioritaire pour l’offre Business, du lundi au vendredi, hors jours fériés. Une documentation en ligne est accessible à tous les Clients.

alfa® fait évoluer la Solution pour l’améliorer et la maintenir conforme à la réglementation. Les mises à jour sont incluses dans l’abonnement. Les opérations de maintenance programmées sont réalisées, dans la mesure du possible, en dehors des heures ouvrées et annoncées à l’avance.

alfa® est responsable des seuls dommages directs résultant d’un manquement prouvé à ses obligations. Sa responsabilité totale, tous faits confondus, est limitée au montant payé par le Client au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur.

alfa® ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, notamment perte de chiffre d’affaires ou de clientèle, ni des conséquences d’une saisie erronée ou d’une décision prise par le Client sur la base des informations affichées dans la Solution.

Aucune Partie ne pourra être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’événement dure plus de trente (30) jours, chaque Partie peut résilier l’abonnement par écrit.

Chaque Partie s’engage à garder confidentielles les informations de l’autre Partie dont elle a connaissance à l’occasion de l’exécution des CGU, pendant toute leur durée et cinq (5) ans après leur terme.

Lorsque le Client traite des données personnelles dans la Solution, il agit en qualité de responsable de traitement et alfa® en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. alfa® ne traite ces données que sur instruction du Client et pour la fourniture de la Solution.

alfa® garantit l’hébergement des données dans l’Union européenne, la confidentialité des personnes habilitées, la notification de toute violation de données dans les meilleurs délais et l’assistance du Client pour répondre aux demandes d’exercice de droits. La liste des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande.

alfa® peut confier une partie de ses prestations à des sous-traitants (hébergement, prestataire bancaire agréé, envoi d’emails), qui sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité. alfa® reste responsable de leur bonne exécution.

Les CGU sont régies par le droit français. En cas de différend, les Parties recherchent une solution amiable pendant trente (30) jours. À défaut, le litige est soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social d’alfa®.